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claves para organizar eventos sostenibles

Últimamente, oímos hablar mucho de eventos sostenibles o eventos responsables: efectivamente, en el sector de la organización de eventos somos cada vez más conscientes del cambio climático y de la necesidad de considerar tanto la sostenibilidad como la responsabilidad social en todo el proceso de producción de eventos.

 

Existe un interés real por parte de marcas, empresas y organizadores de eventos hacia los eventos sostenibles. Implementar prácticas responsables es sin duda cada día más, una prioridad común. ¿Te gustaría descubrir cuáles son y cómo puedes hacerlo? Sigue leyendo.

 

¿Qué son los eventos sostenibles?

Según la ONU, un evento sostenible es aquel evento diseñado, organizado y desarrollado de manera que se minimicen los potenciales impactos negativos ambientales, y que se deje un legado beneficioso para la comunidad anfitriona y todos los involucrados.

 

Cuando organizamos un evento sostenible es importante que focalicemos nuestra atención en la huella medioambiental que vamos a generar. Tener en cuenta los impactos que vamos a generar es imprescindible para buscar alternativas y tratar de minimizar los impactos negativos al máximo.

 

El auge reciente de eventos híbridos y eventos virtuales debido a la pandemia, han supuesto un giro de prioridades que dan soporte a una forma eficiente y menos contaminante de organizar eventos.


La producción de eventos en entornos 3D garantiza la digitalización de invitaciones, proyección de contenido (en vez de impresiones físicas), ahorro de movilidad y posibles desperdicios en cuanto al catering. 

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Los eventos online son eventos sostenibles por definición y muchas de sus características intrínsecas suponen en sí una gran alternativa al impacto medioambiental en eventos presenciales
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¿Cómo minimizar el impacto medioambiental de tu evento?

En la producción de eventos sostenibles, la parte técnica tiene un papel fundamental: la tecnología, el uso del material técnico,  eco-concepción, optimización de energía y de recursos son algunos ejemplos de criterios a tener en cuenta en la gestión responsable de los eventos. 

La planificación es el concepto imprescindible para garantizar el éxito y la viabilidad de un evento sostenible. 

Si dedicas el tiempo necesario a esta parte, podrás optimizar materiales o recursos -como los transportes por ejemplo- de forma responsable, así como tomar las decisiones adecuadas con los objetivos del evento.  A continuación te detallamos 4 claves para hacerlo:

1. Gestión responsable y compromiso

Si quieres organizar eventos sostenibles lo primero que debes hacer es encontrar proveedores que tengan implementados sistemas de gestión eco-responsables. Esto te dará ciertas garantías de que desarrollar prácticas responsables es un objetivo común.

Las certificaciones, aplicación de normativas, o bien la presencia de un departamento de RSC son buenos ejemplos que te pueden guiar a la hora de confiar en un proveedor. 

Te recomendamos fijarte en certificaciones reconocidas como la certificación ISO 14001 (sistema de gestión medioambiental), la certificación OHSAS 18001 (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo) y la certificación ISO 20121 (Gestión de eventos sostenibles). Además, existen otras certificaciones específicas al sector de los eventos, pero en cualquier caso podrás valorar tú mismo si cumplen los estándares que deseas para la ejecución de tu evento.

La comunicación con los proveedores, así como la transmisión de la información es primordial: asegurarse del compromiso de todas las partes involucradas en la producción de tu evento para realmente conseguir un resultado beneficioso y real. 

2. Tecnología al servicio de la sostenibilidad

A la hora de organizar eventos sostenibles ¡la tecnología siempre estará de nuestro lado! Con materiales de calidad y de bajo consumo como la tecnología LED, aseguras un evento con menos recursos energéticos.

Ten también en cuenta la disposición de material de alquiler de buena calidad, producido y conservado en buenas condiciones. Si cuidamos el material reciclamos recursos, y esta es otra forma de controlar la huella que dejamos tras un evento. 

La durabilidad larga, así como múltiples usos y funciones son piezas clave en la organización de eventos sostenibles.

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3. Decoración y escenografía

Cuando hablamos de eventos sostenibles, los decorados y las escenografías llegan enseguida a nuestra mente. Es cierto que es la parte visible del iceberg con una producción de residuos a veces colosal. Sin embargo, aquí también podemos mejorar y conseguir limitar el impacto medioambiental: la clave está en la concepción y de nuevo… ¡En la planificación!

El ecodiseño se puede aplicar a cualquier evento, sea corporativo, privado o para los stands en ferias. Consiste principalmente en la elección de los materiales (reciclables o reciclados) y en la manera de poder volver a aprovecharlos una vez haya acabado el evento. 

Si queremos realizar decorados de calidad superior con el objetivo de volverlos a montar para eventos posteriores, una buena opción puede ser encontrarles una segunda vida en la oficina como mobiliario o objetos de branding

 

Aunque pueda parecer una idea un tanto descabellada, muchas empresas ya se dedican a transformar lonas en objetos de branding & marketing como bolsas, estuches etc... Existen múltiples posibilidades, aunque para esto, es necesario plantearlo en la misma concepción del proyecto para que sea realmente efectivo.

 

Por otro lado, disponer de materias primas extraídas de forma responsable, como puede ser la madera con sello de bosque sostenible, también es una buena práctica a la hora de encontrar soluciones alternativas e innovadoras. Existen ya muchos proveedores trabajan solamente a partir de productos responsables como punto diferenciador.

4. Concienciación

Un evento sostenible no se debe enfocar únicamente hacia los servicios o la elección de materiales. Debemos desarrollar un concepto transversal que cubra todas las etapas de la producción del evento, involucrando la ideación, creación, en montaje o la operativa final del evento.

Poner a disposición papeleras de reciclaje desde el primer momento del montaje, instalar una fuente de agua para el personal para usar botella rellenable en lugar de envases de plástico de un solo uso, organizar meetings virtuales para evitar transportes innecesarios: son unos ejemplos entre muchos de todo lo que abarca la organización de eventos eco-responsables y por esta misma razón, es necesario realizar un esfuerzo especial de comunicación con todas las partes implicadas. 

 

Cuenta que, con esto, no solo conseguirás reforzar la imagen del evento como encuentro responsable, sino que también sensibilizarás sobre buenas prácticas medioambientales a todas las personas que trabajarán en tu evento.

 

Desmitificar los eventos sostenibles es el primer paso

Como has podido ver, hay muchas formas en las que producir, idear y ejecutar eventos sostenibles. Tan solo debes estar convencido de sus beneficios para ser capaz de transmitir y concienciar tanto al mundo, como al sector de que existe otra forma mejor de comunicar.

Organizar un evento sostenible no es más caro ¡Al contrario! Nos hace controlar y reducir el consumo de recursos para ser más eficientes en nuestros procesos productivos. Además, desde el punto de vista empresarial aporta un valor añadido, nos hace ser más competitivos y atractivos hacia las generaciones futuras. 

 

La reciente digitalización de los eventos nos ha permitido optimizar muchos costes físicos. Pero cuando todo esto acabe ¿cuántos recursos vamos a mantener para seguir velando por el planeta? Está en tus manos.

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