Live streaming en eventos: Qué es, cómo funciona y consejos para aplicarlo

El live streaming, o transmisión en línea, ha abierto infinitas posibilidades para el mundo de los eventos. Conferencias, conciertos, lanzamientos de producto y otros grandes eventos se han trasladado al formato digital para contar con todos los beneficios del streaming. 

Y es que la técnica de live streaming en eventos no ha hecho más que agudizarse con el auge de eventos híbridos y virtuales de estos últimos años. Sin embargo, para producir transmisiones en vivo de calidad profesional, necesitarás más que una cámara web y un canal de Youtube.

En este artículo veremos para qué sirve el live streaming en eventos, cómo crear tu estrategia y los equipos audiovisuales esenciales, además de las herramientas que te ayudarán a transmitir de forma remota y llegar a tu audiencia a través de eventos híbridos y virtuales.

Si quieres profundizar en el mundo del live streaming en eventos, sigue leyendo. Si prefieres visualizar este contenido en vídeo, puedes hacerlo aquí:

El poder del live streaming en eventos

Existen tres formas distintas a la hora de transmitir tus eventos y que las personas en ubicaciones remotas puedan asistir.

1. En tiempo real: Si tu intención es que los espectadores remotos puedan hacer preguntas y dar su opinión o ideas para acercarlos más a tu marca y que interactúen en el evento, la transmisión en tiempo real, conocido como el live streaming, es una opción.
2. Con unos minutos de delay: Si mientras transmites el evento, necesitas modificar o censurar contenido, lo puedes transmitir con mayor latencia, lo que significa que el video se retrasa unos minutos. 
3. Falso directo : Otra opción es que grabes el evento y lo pongas a disposición para su visualización bajo demanda en un momento posterior, el VOD (video on demand).

En este artículo te hablaremos de la transmisión en directo o live streaming.

El live streaming en eventos es una excelente manera de humanizar una marca, desarrollar su autenticidad, generar confianza y conseguir proximidad con la audiencia. Además, los espectadores del contenido en live se sentirán más actualizados, informados e involucrados que viendo una grabación del evento posteriormente.

Crea tu estrategia: 5 preguntas clave

Independientemente de tus conocimientos sobre live streaming en eventos, deberás asegurarte de que tu estrategia de contenidos está construida para llevar a cabo un evento en live. Es decir, si bien el Video On Demand (VOD) cuenta con el lujo de la post-producción para pulir el producto final, el live streaming ocurre al momento, no hay tiempo para ediciones, lo cual requiere una amplia preparación y pruebas previas al evento.

Por eso, es de vital importancia conocer las cinco preguntas clave que debes hacerte antes de embarcarte en el live streaming para tu evento:

1. ¿Cuál es mi estrategia de contenido?

El contenido es muy importante a la hora de producir un evento en live streaming y marcará todo el resto. ¿Qué vas a transmitir en directo?, ¿cuál será tu audiencia? Ten en cuenta que, dependiendo del tipo de evento que hagas marcará muchos aspectos técnicos como por ejemplo la iluminación , el tipo de cámaras que que vas a necesitar, el sonido, además de muchas otras decisiones técnicas.

Estos son los 4 aspectos clave a contemplar a la hora de planificar el contenido de tu evento:

• Interés: asegúrate de que el contenido de tu evento está alineado con los intereses de tu público objetivo y con tu marca.

• Expectación: planea contenido interesante y constante para que tu audiencia en vivo no decaiga. Podrías contemplar la posibilidad de utilizar por ejemplo elementos de Realidad Virtual y  Realidad Aumentada.

• Coherencia: el evento debe ir en línea con los eventos pasados de tu marca y con los futuros. Así te asegurarás de generar brand awareness y engagement con tu audiencia.

Llamada a la acción: Facilita la interacción del espectador una vez terminado el streaming del evento. ¿Cuál es tu llamada a la acción?

2. ¿Dónde quiero que esté mi contenido?

Puedes ofrecer tu evento en live en las redes sociales de tu empresa, mediante una plataforma de live streaming o embedido en tu página web. La elección dependerá del comportamiento de tu audiencia y de dónde quieres ofrecer tu evento.

Por ejemplo, si se trata de un evento privado, la mejor opción será ofrecer un contenido cifrado en tu portal web. Si por otro lado se trata de un evento público, cuantos más ojos mejor. En este caso será mejor ofrecer el live streaming de tu evento en múltiples plataformas.

3. ¿Será la calidad del live streaming igual a la experiencia física?

En caso de transmitir en directo un evento físico, deberás asegurarte de que la audiencia online tiene la mejor calidad y experiencia posible sin que esto perjudique o interfiera en la experiencia de tus asistentes físicos.

Para asegurar que los asistentes físicos tengan una buena experiencia, planifica con antelación y realiza pruebas previas al evento. Así, te asegurarás de que todo funciona a la perfección, que dispones de todos los materiales audiovisuales necesarios y que el equipo de profesionales está al corriente de cómo proceder en cada momento.

Si tienes dudas a la hora de elegir tu aliado audiovisual para tu próximo evento, a continuación te dejamos el siguiente vídeo:

4. ¿He programado tiempo para testear el live streaming de mi evento?

Cuando se trata de transmisión en vivo hay que probar, probar y probar. Lo mejor que puedes hacer para prevenir cualquier fallo durante tu evento es testear, examinar y evaluar previamente todos los materiales, procesos y fases del evento. Deberás reservar tiempo para revisar todo esto y asegurar que tanto el evento on-site como el live streaming funcionarán correctamente.

5. ¿Me he preparado bien?

Una de las premisas básicas cuando organizamos cualquier tipo de evento es la preparación. No podemos dejar nada al azar, por lo que hay que estar siempre preparado para cualquier tipo de imprevisto que pueda surgir.

Por eso es de vital importancia identificar de antemano aquello que puede fallar para prevenirlo  y sobretodo estar preparado en el caso de que haya que actuar. 

Los 4 requisitos básicos del live streaming en eventos

Una vez examinadas las preguntas anteriores, es hora de ponerse manos a la obra con el live streaming de tu evento. Aquí te dejamos los 4 requisitos básicos que necesitarás:

• Conectividad a internet

Una de las best practices más importantes a la hora de plantear el live streaming de tu evento es contar con una buena conexión a internet dedicada y fiable. Un consejo: te recomendamos que cuentes con el doble de upload speed o velocidad de subida del que necesitas para tu evento. Así te asegurarás de que no fallará la conexión durante la transmisión del evento.

• Electricidad

Recuerda que, cuanto mayor sea la producción, más electricidad necesitarás. Parece obvio, pero es un detalle que a veces pasa desapercibido si no estás familiarizado, ¡sin energía eléctrica no hay evento!.

• Switcher y codificador

Este paso es el que diferencia un vídeo pregrabado de uno en live. Un codificador es una pieza de hardware o software utilizada para convertir una transmisión en vivo o un video pregrabado para que sea visible en internet a través de ordenadores y dispositivos móviles.

Un switcher de producción permite mezclar los diferentes planos de varias cámaras durante el live streaming del evento. Esto es necesario en caso de producciones multicámara.

• Venue listo para la acción

Asegúrate de tener acceso al lugar físico y digital del evento. Confirma previamente las capacidades de acceso, permisos de carga y descarga de los equipos audiovisuales, regulaciones de seguridad… Y asegúrate de dejarlo todo listo para el transcurso del evento.

Si tienes estos elementos claros y listos, estás a punto de llevar a cabo un evento en live streaming exitoso.

Equipo audiovisual: ¿Qué necesitas?

A continuación te detallamos el material audiovisual que necesitarás para llevar a cabo el live streaming en tus eventos. Puedes usarlo como referencia, pero recuerda que no hay dos eventos iguales por lo que los elementos pueden variar según el tamaño de tu evento,  de tu presupuesto y muchos otros aspectos….

• Cámaras: las cámaras profesionales son de vital importancia en el live streaming, ya que asegurarán una buena calidad y experiencia a la audiencia conectada en remoto. ¡Son básicas! piensa que captan y difunden el mensaje de tu evento. Si tienes 3 o más requerirás también de un hardware  y profesionales expertos para manejarlas.
• Sonido: Seguro que quieres que tu mensaje sea claro y nítido y para ello, una buena opción, es optar por micrófonos de mano o micrófonos  lavalier. Además de los altavoces y por supuesto la mesa de sonido para obtener la mejor calidad. 
• Iluminación: La cantidad de luces y focos puede variar dependiendo del tamaño de tu evento. Recuerda que, la iluminación es un elemento clave para aportar calidad, profundidad y calidez a la transmisión tanto para los asistentes on-site como para los usuarios del live streaming. además, de que te ayudará a crear el ambiente así como los efectos más apropiados para tu evento.
• Plataforma de transmisión: hay múltiples factores a tener en cuenta a la hora de evaluar plataformas de streaming, incluyendo la fiabilidad, personalización, privacidad, seguridad y herramientas de distribución.

Y aunque puede parecer una tontería, recuerda disponer de un espacio de trabajo adecuado para los técnicos/as, así como el equipo de producción. El espacio de control es un componente esencial para una transmisión exitosa del evento.

Esperamos que este artículo te haya sido de ayuda y te haya proporcionado los tips y claves que necesitas para tu próximo evento. Si tienes todos estos aspectos en cuenta a la hora de llevar a cabo tu evento en live streaming, seguro que consigues un resultado exitoso.

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