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Gestión de eventos: ¿Quién interviene en la ejecución técnica de un evento?

Organizar un evento es, literalmente, todo un reto. El tuyo. Y aún más cuando entra en juego la parte técnica. La gestión de eventos es un proceso emocionante, pero al mismo tiempo estresante y también lleno de detalles que consisten en muchos pasos, cada uno de los cuales sucede en una secuencia bien planificada. 

La creación de tu nuevo evento requiere un equipo de profesionales técnicos capacitados y enfocados en tus necesidades. ¿Quieres saber quién interviene en la ejecución técnica de la gestión de eventos? ¡Sigue leyendo!

Tu "partner AV"

Escoger la empresa de audiovisuales que organizará tu evento es una decisión clave. Esta firma es responsable de todas las fases del diseño, ejecución y gestión de tu evento, técnicamente hablando.

<< ¿Quieres controlar cada detalle en términos de iluminación y producción  audiovisual? Descarga Gratis la Guía de Producción Técnica para Eventos >>Es imprescindible que conozcas al personal principal de la empresa audiovisual que organizará tu evento. Por ello, a continuación veremos los diferentes cargos encargados de gestionar los equipos especializados que llevarán a cabo cada parte técnica de tu evento. 

Ellos también supervisarán de cerca y manejarán el proceso y calidad de tu evento en cada etapa de ejecución y en general.

1. El consultor de ventas 

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El proceso de gestión de eventos normalmente empieza contigo, el cliente del evento, trabajando junto al equipo de ventas altamente calificado de tu AV partner. Este equipo se adaptará a todas tus necesidades y despejará todas las dudas en caso de que las hubiera.

Tu consultor de ventas será un gran experto respecto a los detalles principales de la gestión de eventos en perspectiva técnica. Esta persona tiene el conocimiento detallado sobre las soluciones que te puede aportar.

Tu consultor de ventas tendrá respuestas a tus preguntas con respecto a la empresa audiovisual, una biblioteca de planos y renders de ejemplos, los materiales disponibles de iluminación, sonido, vídeo, rigging, decoración, traducción simultánea, contenidos... 

También te podrá guiar en cuanto a la necesidad eléctrica para tu evento, qué características son estándar, qué opciones y mejoras ofrecen, y mucho más. Tu consultor de ventas te guiará por todo el proceso de selección de tu evento. En algunos casos, las empresas audiovisuales hacen showrooms que puedes visitar para ver personalmente el material o bien hacer pruebas.

Además de los showrooms, muchas empresas audiovisuales invierten en representaciones, animaciones computarizadas, e incluso planos 3D o interactivos que te ayuden a visualizar cómo quedará tu evento. 

Una vez confirmada la propuesta entra en juego el Project Manager especializado que te acompañará en todo el proceso en la gestión de eventos, desde el principio hasta el final, y de la mano de su equipo llevará la dirección del proyecto.

2. El Project Manager

El Project Manager será la persona encargada de coordinar todo. Garantizará el diseño, la planificación, la ejecución, así como la calidad del trabajo y se asegurará de que todas las partes involucradas se ajusten al planning.

Los miembros clave de este equipo trabajarán estrechamente entre sí y contigo para cumplir cada paso en la gestión de eventos y cumplir tu objetivo. En definitiva, para comunicar.

La creación de tu nuevo evento requiere un equipo de profesionales capacitados enfocados en tus necesidades.

Un Project Manager especializado estará durante todos los procesos, desde el inicio, durante y hasta el final del evento. Todo bajo la dirección de la empresa de audiovisuales.

Demos un vistazo a quién hace qué en el proceso de ejecución técnica del evento:

3. El diseñador

Una vez que has acordado con el Project Manager todos los detalles para el evento en cuestión, los diseñadores laboran estrechamente con el Project Manager, que puede trabajar directamente en la empresa de audiovisuales o bien puede ser un FreeLancer.

En cualquier caso, el diseñador dibujará el material técnico en los planos para ver la implantación y viabilidad del proyecto.

La mayoría de los espacios en los que se organizan eventos disponen de planos AutoCAD. El diseñador se asegurará de que la versión que se le envía desde el recinto no haya sufrido cambios, como, por ejemplo, alguna obra que se haya hecho a posteriori y no se haya actualizado en el plano y que de alguna forma pueda afectar o bien a la implantación del material o bien a algún otro elemento.

El resultado es una serie de atractivos planos (también conocidos como planos de planta o bien renders).

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4. El productor técnico

Una vez que has aprobado el proyecto (plano, materiales y presupuesto) el productor técnico entra en acción. Éste se reúne con el Project Manager quien le dará la visión general de la gestión de tu evento.

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El productor técnico se encargará de realizar los cálculos relacionados con tu evento (pesos, cálculos electro acústicos, consumos eléctricos, cálculos ópticos y lumínicos, cálculo de cargas estáticas y dinámicas entre otros). De esta forma determinará el material técnico y audiovisual que requiere el evento.

Este le facilitará un albarán del material a sus compañeros de almacén para que lo preparen y carguen en los respectivos transportes. Después se llevará hasta el lugar donde se celebrará tu evento.

Si quieres saber el material técnico indispensable para construir el entorno que deseas para tu evento, te recomendamos el siguiente vídeo: 

5. El Crew Chief (jefe de equipo)

Aunque los nombres de los cargos pueden variar un poco de una empresa audiovisual a otra, la empresa que selecciones para ejecutar y gestionar tu evento designará a un miembro clave de su personal como jefe de equipo del evento. 

Independientemente del nombre que se le dé al cargo, tu Crew Chief es un jefe de proyecto altamente calificado con experiencia en cada etapa de la ejecución del evento. Él o ella normalmente tiene una amplia experiencia en la gestión de eventos en cuanto a todas las disciplinas (iluminación, sonido, vídeo, rigging, decoración...). 

El supervisor del evento ejecutará personalmente una serie de tareas fundamentales, imprescindibles la gestión de eventos. Además coordinará el trabajo con otros miembros del equipo. Normalmente, el supervisor hará lo siguiente:

  1. Trabajar estrechamente con los empleados y los proveedores de la empresa audiovisual.
  2. Programar el trabajo de los técnicos especializados en orden secuencial a medida que progresan en el montaje, durante el evento y en el desmontaje.
  3. Asegurarse de que los técnicos de cada disciplina finalicen su tarea a tiempo y entreguen un trabajo de calidad al siguiente equipo en el proceso. Manejar estas entregas es una parte fundamental del proceso de ejecución de un evento.
  4. Hacer inspecciones, garantizar el control de calidad y asegurarse de que todos se ciñan a los planos. 

Dado que esta persona es responsable de la gestión del evento, además de manejar y administrar todo el proceso para entregar un proyecto de alta calidad según los plannings, es justo pensar en él como el director de una orquesta que logra armonizar todos los aspectos: las personas adecuadas, los materiales, los procesos e inspecciones correctos en una secuencia cuidadosamente planificada para ejecutar tu evento.

El Crew Chief será tu punto de contacto en el evento. La empresa audiovisual debería ofrecerte tiempos predeterminados para hacer recorridos por el evento durante momentos clave del montaje, tales como un recorrido en el armado del truss (en el caso de que lo hubiera), en la etapa previa a la elevación del puente de truss, cuando los elementos estén ubicados...

6. Principales técnicos especializados

Todo evento tiene varias disciplinas y componentes que son montados por técnicos con experiencia. Aunque la siguiente lista no es exhaustiva, incluye los técnicos especializados que desempeñan una función importante en el montaje de un evento

Los técnicos especializados normalmente cumplirán las siguientes labores en la gestión de eventos:

  • Iluminación: Preparan, montan y hacen funcionar los sistemas de iluminación escénica y efectos eléctricos. El manejo de los sistemas de iluminación suele llevarse a cabo desde una mesa de luces.
  • Sonido: Se encargan de que la captación, grabación y/o reproducción del sonido se realice de forma óptima en los eventos.
  • Video: Se encargan de controlar los sistemas de videograbación y los equipamientos, la acústica y el tratamiento de las imágenes.
  • Rigging: Son los responsables de todos los sistemas de volado, es decir, de la colocación de los altavoces, focos, proyectores y todos los equipos accesorios necesarios para su correcta y segura sujeción: desde el truss hasta los motores, los soportes, las torres de elevación…

7. Inspectores

Durante el proceso de montaje, se llevará a cabo al menos dos conjuntos de inspecciones importantes en la gestión de eventos. Uno de ellos ocurre justo antes de que se eleve el truss y el segundo se realiza antes de que empiece el evento.

Desde el Project Manager hasta el Crew Chief, pasando por el diseñador, los consultores de ventas y los diferentes técnicos e inspectores, todos los profesionales involucrados en la gestión y ejecución de tu evento comparten el mismo objetivo: Entregar un evento que sea original y de alta calidad, cumpliendo con la normativa y sobretodo que cumpla tus objetivos.

¿El resultado? Disfrutarás de un resultado óptimo, un evento que personalizaste y gestionaste según tu estilo y gusto. Y lo más importante, habrás estado acompañado/a, habrás podido dedicarte a lo que realmente importa, y habrás disfrutado en el proceso.

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