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Fases de un evento virtual: ¿QUé debo tener en cuenta?

Organizar un evento virtual se ha convertido en una excelente forma de lidiar con las restricciones y seguir adelante con nuestra agenda de reuniones y comunicaciones como empresa. Y no es solo eso. Aún antes de la crisis actual, los eventos online ya tenían gran potencial. Como bien sabes, su tecnología permite conectar a personas de todo el mundo y construir entornos 3D con grandes posibilidades comunicativas, desde cero. 

 

Pero organizar un evento en un formato virtual desde un estudio no es tarea fácil. Por eso, en este artículo te contaremos todo lo que debes saber para planificar el tuyo.

Motivos por los que organizar un evento virtual

Se denomina evento virtual a la celebración de acontecimientos (como congresos, reuniones, ponencias, ferias, cursos, y mucho más), utilizando plataformas de eventos digitales para su ejecución.

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Ya sea en época de pandemia o no, los beneficios de un evento virtual o un evento híbrido son muchos:

Reducir inversión

No tener que invertir en alquiler de espacio, logística y catering, te permitirá planificar tu evento virtual contando con un presupuesto mayor a priori. Además puedes contar con la participación de ponentes de todo el mundo sin necesidad de pagar por su desplazamiento físico.

 

Multiplicar resultados

Digamos que tu evento será presencial y la sala contratada cuenta con capacidad para 250 asistentes. Bien, gracias a las posibilidades de la tecnología puedes aumentar el número de asientos en función de la repercusión del evento, sobre la marcha. 

La adaptación tecnológica del evento para su emisión en streaming suma muchas posibilidades comunicativas. El mundo digital te permite escalar tu evento con facilidad, sin necesidad de determinar un número cerrado de participantes.

 

Eliminar distancias y facilidad de acceso

No solo los ponentes podrán dar sus conferencias desde cualquier parte del mundo, sino que también es un gran beneficio para los asistentes, que no deberán cancelar grandes espacios de sus agendas ni invertir dinero en viajes y acomodación para poder asistir a tu evento.

Además, los asistentes podrán ser partícipes sin importar dónde se encuentren. Lo único que necesitan es un dispositivo con conexión a internet. 

 

Optimizar mediciones

Medir el beneficio o calcular el ROI de nuestro evento virtual es un proceso casi automático, cuando la mayoría de los datos están en una plataforma digital y automatizada. Un evento virtual cuenta con la enorme ventaja de poder medir con exactitud parámetros muy significativos para tu estrategia: número de espectadores activos en el evento, flujo de atención mantenida en el tiempo, reacciones a preguntas, votaciones e interacciones, visitas a nuestra web durante el evento, etc.

 

Elementos técnicos necesarios en un evento virtual

Es importante tener en cuenta que debemos anticiparnos a las necesidades  técnicas del evento virtual.  Algunos de los materiales audiovisuales que por supuesto vamos a necesitar, son:  

  • Conexión a Internet adecuada
  • Cámaras para la captación además de los mezcladores
  • Pantallas de referencia en caso de que fueran necesarias
  • Iluminación para los ponentes (y material para crear efectos si es que el evento lo requiere)
  • Micrófonos idóneos y mesas de sonido
  • Fuentes de contenido
  • Codificadores de streaming
  • Etc

Además de las herramientas que usemos para retransmitir el evento virtual, debemos tener otras cosas en mente para obtener los mayores resultados: página web para el evento, registro automatizado a través del sitio web, plataforma de email marketing, landing page para transmitir el streaming, etc. 

 

Fases de un evento virtual

Preparativos: Antes del evento

En esta etapa preliminar es donde diseñas el evento perfecto teniendo en cuenta tus objetivos. Aquí debes asumir el interés de tu público y por supuesto tener en cuenta el presupuesto. Una vez definidos estos elementos podrás comenzar con la etapa de diseño y comunicación

En esta primera fase se establecen los fundamentos que servirán de guía y se determinan factores como: posibles planes B, elementos de promoción, plataformas, ponentes, regalos, etc. El desarrollo metódico de esta etapa será fundamental para lograr un evento online valioso, que derroche gran interés y expectativa.

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Puesta en escena: El día del evento

Para asegurarte el éxito de tu evento es de vital importancia adelantarse a los imprevistos que pueden surgir y tener backups y soluciones para cada problema.

 

Por otro lado, como los asistentes participarán online, es muy importante mantener comunicaciones constantes para asegurar una atención bidireccional (en este apartado deberás elegir los canales de comunicación que mejor se adapten a tu público).

 

Desarrollar herramientas para lograr su participación e interacción con el ponente nos brindará un feedback sobre la atención, y también dará al speaker seguridad (recordemos que en muchas ocasiones no podrá ver la reacción inmediata de su audiencia, lo que puede desmotivar su actuación).

 

Evaluación: Después del evento

Un evento nunca termina cuando se baja el telón. Por el contrario, las acciones que desarrollemos después del mismo son cruciales para aumentar la efectividad del mismo y así obtener mayores beneficios, reutilizando el contenido y aprovechando la inercia generada. 

En este momento es importante retener las necesidades, inquietudes o dudas surgidas durante el evento virtual. Esto nos permitirá mejorar y ayudar a nuestros usuarios con experiencias similares posteriores.

 

Cómo tenerlo todo bajo control: Checklist para Eventos Virtuales

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En DUSHOW hemos elaborado una lista con los puntos clave que debes asegurarte de tener cubiertos antes, durante y después de tu evento virtual. Descárgala GRATIS aquí y si tienes alguna duda contacta con nosotros. 

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