7 preguntas clave que DEBES hacer a tu empresa audiovisual

Encontrar una empresa audiovisual para tu evento a veces puede resultar complicado, y de entrada un poco abrumador... Entre los conceptos, las especificaciones técnicas de todo su material, conocer en qué sectores han trabajado, además de saber cómo se estructuran a nivel interno... etc, es normal que a veces se escapen cosas importantes. 

¿En alguna ocasión has tenido dudas en la primera toma de contacto con tu empresa audiovisual? ¿Quieres entender 100% la metodología de tu partner AV? Te ayudamos.

En este artículo te vamos a dar las 7 preguntas clave que debes hacer a tu empresa audiovisual antes de trabajar con ellos. Si prefieres visualizar el contenido de este artículo en vídeo, puedes hacerlo:

1. ¿Me puedes explicar el presupuesto de principio a fin?

¡Pregunta sin censura!. Los presupuestos audiovisuales son complicados de comprender si no estás familiarizado/a o eres un técnico o técnica especializado/a. Por ello, te animamos a que preguntes hasta el más mínimo detalle a tu empresa audiovisual. 

Los Project Managers o bien los equipos de desarrollo de negocio de las empresas audiovisuales deben priorizar y comprometerse en crear una buena sinergia y comunicación con los clientes. Por este motivo, es de vital importancia que te aporten sencillez, transparencia, y si es necesario hasta que te enseñen los materiales, renders, planos, fotos o dibujos para dejarte claro de qué se trata cada ítem de tu propuesta.

Incluso, muchas veces los términos técnicos los tienen tan incorporados en su léxico que algunas veces se les olvida que no todos los entienden. Así es que, pregunta..

Y si la explicación no es en términos que puedas comprender con facilidad, entonces quizás no sean el partner AV que necesitas.

¿Te reenvío los presupuestos que tengo de la competencia?

En el caso de que no entiendas algunos conceptos y veas grandes diferencias entre las distintas ofertas de otros proveedores audiovisuales, sé transparente y deja que otra empresa audiovisual cotice exactamente lo mismo que su competencia.Es decir, reenvíales los otros presupuestos ¡Tan solo tienes que eliminar, tapar o tachar las líneas de los precios y por supuesto el total de la oferta! 

Es muy importante estar comparando los mismos elementos que tu empresa audiovisual, porque sinó en ocasiones surgen dudas y hasta incluso desconfianza.

Aplicando esta práctica entenderás muchas cosas… 

Hagamos un símil, Imagina que pides dos presupuestos para alquilar un coche, y te pasan un presupuesto de 50€ al día y el otro de 1000€. Quizás lo primero que preguntarías es: ¿estamos hablando del mismo coche? y la respuesta ya la sabes: el primero es un utilitario ordinario y el segundo uno vehículo de lujo. 

Pues bien, lo mismo ocurre en el mundo audiovisual. Es crucial asegurarse y cotejar que las ofertas que se están comparando son de los mismos requisitos.

Otra opción es... ¡Que tu empresa AV conozca tus números! 

Comparte desde un inicio cuánto presupuesto dispones y tu partner AV hará todo lo posible por cuadrarlo. La misión de las empresas audiovisuales es darte ideas para mantener la excelencia que deseas al mejor precio. O al menos así lo vemos desde Dushow. 

2. ¿Qué importancia tiene este ítem en concreto?

De nuevo, si ves que un material en concreto aumenta significativamente el presupuesto, pregunta qué importancia tiene para tu evento. Puede que sea relevante y necesario o por el contrario tu partner AV haya sobreestimado la necesidad de un elemento en la lectura de los requisitos técnicos del evento, y por eso incluye un modelo superior. 

Quizás el objetivo del equipamiento es dar soporte a un apartado del evento que no tiene gran importancia, y por lo tanto es posible reemplazarlo por algo inferior (tanto en calidad como en precio) que igual siga cumpliendo su función.

3. ¿Estamos contando con la última generación tecnológica?

La tecnología de última generación siempre es una gran ventaja. ¡Estás añadiendo algo a tu evento que la gente recordará al 100% ! Sin embargo, es importante preguntar a tu empresa audiovisual si está usando algún elemento de última generación y si es la primera vez que lo utiliza. A menudo las nuevas tecnologías pueden venir con algo de inexperiencia y causar algún desastre. 

Por ello, pregunta si alguna de las tecnologías, softwares o materiales incluidos en el presupuesto son nuevos, y en ese caso si ellos mismos han constatado que funcionan bien.

Hacer esta pregunta también puede ayudarte a reafirmar que debes incorporar tecnología de última generación a tu evento. Quizás, tu empresa audiovisual destaca por la creación de Entornos Virtuales 3D, la renderización de espacios, el uso de realidad virtual y aumentada, etc.

En resumen, conocer esta información puede ayudarte a encontrar una ventaja competitiva en tu evento, o un posible punto flaco que eliminar o al cual prestar mayor atención durante el evento.

4. ¿Qué experiencia tienes con el venue?

Las grandes empresas audiovisuales trabajan en todo el país y hasta algunas de ellas en muchas ciudades del continente, así que las posibilidades de que ya hayan trabajado en el espacio donde vayas a organizar tu evento son bastante altas. Además, si tienes dudas entre 2 lugares y ellos los conocen, podrán aconsejarte.

Por eso, no pierdas la oportunidad de preguntar. Con seguridad podrán aportar valiosa información sobre políticas del lugar, como son los accesos, las particularidades de las salas como la corriente, columnas, acústica… además de sitios de interés cercanos, y también cómo mejorar la utilización general del espacio.

5. ¿Cuánto hace que tu empresa audiovisual está en el negocio?

Asegúrate de que tu futuro partner AV sea una empresa audiovisual con mucho rodaje. La experiencia que otorga haber llevado a cabo la producción técnica en infinidad de eventos, difícilmente pueda ser aprendida de alguna otra forma.

Normalmente te compartirán información que han adquirido evento tras evento, además, de que gracias a su experiencia, sabrán indicar el tiempo y energía que se va a necesitar de antemano para llevar a cabo la producción técnica de tu evento.  Sin olvidar de que además están completamente familiarizados con todo tipo de normativas, reglamentos imprescindibles,  con los equipos,  set ups estructurales complicados, corriente eléctrica, políticas integradas ISOs de calidad, medio ambiente, seguridad o salud (si es que las tienen) , etc.

Este momento puede ser una gran oportunidad para preguntar también qué les diferencia de su competencia. ¿qué les hace destacar? Es importante que conozcas la razón de ser de tus posibles aliados audiovisuales. Como hemos dicho alguna vez, debemos considerarlas un partner estratégico más allá de una sinergia puntual. 

Este punto también es importante tenerlo en cuenta no solo en la primera reunión de colaboración, sino antes, en el proceso de selección. Compartir la filosofía empresarial puede hacerlo todo mucho más fácil. Si tienes más dudas sobre cómo afrontar este proceso, puedes consultar el artículo ¿Cómo elegir un proveedor de equipos audiovisuales idóneo para tu evento?

6. ¿Qué me recomendarías para mejorar la experiencia de mi evento?

Esta pregunta viene de la mano con la anterior. La respuesta te servirá para conocer su experiencia en otros eventos y saber si ha trabajado antes en tu sector. 

Al final, no estás contratando simplemente una empresa audiovisual para que resuelva una necesidad, sino que estás sumando conocimiento a tu objetivo para hacer que los resultados de tu evento sean aún mejores que los planificados.

Cualquier empresa audiovisual sabrá decirte dónde NO debes escatimar para maximizar la experiencia de tu evento y donde SÍ podrías recortar el presupuesto si fuese necesario.

7. ¿Quién es mi principal contacto durante el evento y cómo puedo comunicarme con esa persona?

Pese a que incluimos esta pregunta al final, es muy importante no olvidarla. Cuando los niveles de estrés lleguen a su pico durante el evento, solucionar cualquier reto debe ser ágil. Para obtener una respuesta de forma inminente te recomendamos tener una o dos personas de referencia dentro de la empresa audiovisual. ¡Pregunta por él o ella!

De todas formas, si tienes tiempo siempre es útil conocer a grandes rasgos la función de cada parte del equipo. Conocer quién interviene en la ejecución técnica de tu evento te permitirá segmentar mejor tus dudas.

Ahora te toca a ti

Hacer estas preguntas te ayudará a salir de esa primera reunión estratégica con la sensación de tenerlo todo bajo control. Incluso las puedes usar en procesos de selección para conocer si debes afianzar o no una colaboración con tu empresa audiovisual de referencia. 

Recuerda siempre que tu partner AV debe generar una atmósfera de confianza y seguridad. ¿Te atreves a ponerlo en práctica? Esperamos haberte podido ayudar.

Si este artículo te ha sido útil, te recomendamos que veas el siguiente vídeo para elegir el mejor proveedor de equipos audiovisuales para tu evento: