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Cómo organizar un evento: 10 pasos clave

Organizar un buen evento no es tarea fácil, requiere de una exhaustiva preparación, una excelente ejecución y una buena revisión. Para saber cómo organizar un evento es fundamental hacer una buena preproducción para evitar imprevistos e improvisaciones

Si te estás preguntando cómo organizar un evento, existen una serie de pasos clave en los que no puedes fallar. Durante la ejecución es importante contar con un equipo resolutivo, con buena capacidad de reacción y predisposición

Por último, también necesitaremos un buen cierre del evento que nos permita evaluar nuestra actuación y sacar aprendizajes para la próxima celebración.

1. Analiza los objetivos y elabora un briefing 

Esta primera fase es fundamental para saber cómo organizar un evento porque de ella dependerá el resto de puntos que veremos. Los objetivos del evento marcan las características de la celebración y, por ende, condicionan también su organización. 

Es importante contar con unos objetivos bien definidos y detallados para saber cómo organizar un evento, pues estos suelen suponer una gran inversión de tiempo y trabajo. Te recomendamos elaborar un briefing que incluya tanto los objetivos marcados como toda aquella información adicional que pueda ayudarte a tomar decisiones en las siguientes fases. 

2. Define el presupuesto

Para poder sacar el máximo provecho a tu evento es fundamental conocer cúal es el presupuesto disponible. Una de las cosas más importantes para saber cómo organizar un evento es detallar el presupuesto del que partes, porque en función de este podrás ejecutar un tipo de evento u otro.

Dentro de este punto deberás tomar decisiones importantes, como puede ser conseguir patrocinadores que puedan subvencionar parte de tu celebración, por ejemplo. 

3. Prepara un programa detallado

Si quieres evitar cualquier imprevisto o tener tiempo suficiente para arreglar cualquier fallo, es importante que prepares un programa detallado que contemple todas las fases del proyecto. 

Este documento debe incluir todas las tareas necesarias para montar el evento, así como todas las acciones que sucederán durante y después de la celebración, todo ello ordenado por fechas y persona responsable de la tarea. 

Así pues, puede contemplar qué día se monta el escenario, quién es el proveedor del material, a qué hora llega, quien se encarga de recibirlo, quién lo monta, etc.

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4. Define tu público objetivo y crea una lista de invitados

Este paso puede variar en función del tipo de evento que organices. En unos eventos, es necesaria una invitación y el público está específicamente elegido por los organizadores. En otros, en cambio, es cuestión de promocionar el evento todo lo posible para conseguir el mayor número de invitados. 

Los objetivos previamente marcados definirán dentro de cómo organizar un evento, el tipo de público y las acciones para captarlo. Ya sea la creación de una lista cerrada de invitados o la ejecución de una estrategia de marketing para captar el público que te interese, es importante estudiar minuciosamente este punto.

5. Elige fecha y lugar

En función del presupuesto disponible, los objetivos y el tipo de evento que quieras montar, se escogerá un venue u otro. Es importante que el espacio  reúna las características adecuadas para poder organizar el tipo de evento que tienes en mente.   

Para elegir bien la fecha aconsejamos estudiar varias posibilidades para evitar que el evento coincida con otros acontecimientos o celebraciones que puedan hacerte la competencia. 

6. Crea una puesta en escena que impacte

Saber cómo organizar un evento, a veces, tiene mucho que ver con la creatividad. Rodéate de un equipo creativo y proactivo capaz de crear una puesta en escena que cause sensación

Recuerda que se trata de dejar huella en los asistentes. Además, todo detalle es importante, así que en este punto puedes ayudarte de la tecnología para crear una experiencia única y memorable.

Si quieres, también puedes consultar las últimas tendencias en eventos de este 2021. En este vídeo te las explicamos para que elijas cómo quieres deslumbrar a tu público: 

7. Piensa en la logística

Este es unos de los pasos más importantes de un evento, pues de él depende que todo vaya fluido. En el programa detallado debe estar todo bien marcado y pautado para que cualquiera pueda conocer cómo organizar ese evento.

Puede parecer algo muy obvio, pero algunas cuestiones como el aparcamiento, la accesibilidad del lugar o el transporte que pueden utilizar los invitados son factores que influyen en el resultado del evento.

8. Contrata equipos audiovisuales

Este punto es fundamental para asegurar una buena ejecución del evento, así que  si no sabes bien cómo organizar un evento o no tienes mucha experiencia, te recomendamos que acudas a expertos a los que confiar este trabajo

Contar con un equipo de calidad y técnicos que sepan instalarlo y manejarlo es una verdadera ventaja.

9. Promociona tu evento

No olvides el poder de las redes sociales y las nuevas tecnologías para dar a conocer tu evento. 

Elabora un plan de medios y una buena estrategia de marketing para promocionar el acto, tanto antes como después de su celebración, ¡que todos sepan lo genial que ha salido!

10. Revisa hasta el último detalle el día señalado

Prepara una checklist donde incluir todo lo que necesitas tener controlado para el día del evento. Durante la ejecución también debes ir revisando que todo esté en su lugar, bajo control y sin retrasos. Además, es fundamental tener siempre un plan B por si falta o falla algo. 

Estos 10 pasos que hemos visto hoy te ayudarán a saber cómo organizar un evento. Ya sabes que organizarse con tiempo y contar con una buena planificación son pasos fundamentales para asegurar el éxito de tu evento. Sé resolutivo y ten siempre un plan B u opciones alternativas para cubrir imprevistos que puedan surgir,  porque aunque falle algo… ¡The show must go on!

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