producción técnica: ¿quién interviene en la ejecución audiovisual de un evento híbrido o virtual?

Desde hace ya algún tiempo estamos viviendo una aceleración exponencial de la digitalización en los eventos. Los eventos virtuales e híbridos ya forman parte de nuestra manera de comunicar, sobre todo en grandes organizaciones. 

Y aunque en la actualidad, los eventos virtuales han ganado relevancia, sigue habiendo muchas dudas en su organización, ejecución, y sobre todo en la comprensión de los conceptos técnicos, así como los distintos roles del equipo de producción técnica.

Es por este motivo que desde Dushow Spain, queremos explicarte en este artículo, los distintos roles clave para entender exactamente quién hace qué, en la producción técnica de este tipo de eventos. 

Pero primero de todo, vamos a por las definiciones básicas.

¿Cuál es la diferencia entre los eventos híbridos y los eventos virtuales?

Los eventos híbridos combinan componentes presenciales (físicos) con elementos digitales (virtuales) ofreciendo de esta forma nuevas experiencias e infinidad de posibilidades tanto a tu audiencia física como a la que está conectada de forma remota.

Para resumir sus beneficios, en comparación con un evento presencial, podemos destacar:

• Mayor alcance y captación de clientes.
• Mayor rentabilidad.
• Generación de experiencias originales.
• No hay necesidad de trasladarse hasta el lugar del evento. Por lo que contribuimos a la Sostenibilidad.
• Por ende ahorro de costes en: vuelos, dietas, transportes…
• La tecnología nos ofrece posibilidades de interacción muy altas con la audiencia.

Si quieres saber más sobre eventos híbridos y cómo organizar uno paso a paso, te recomendamos el siguiente vídeo:

Sin embargo, los eventos virtuales son eventos que se realizan en su totalidad de forma digital. Se transmiten a través de streaming y, por lo tanto, la audiencia no se encuentra físicamente en el venue, o lugar donde solemos realizar el evento, ya que su asistencia es completamente digital. Es decir, que pueden participar desde cualquier punto del planeta (siempre que tenga un dispositivo con conexión a internet). 

La producción de eventos virtuales está revolucionando la manera en la que producimos contenido para los eventos. No solo por sus evidentes beneficios en términos de ahorro de costes de producción sino también en la narrativa que podemos ofrecer.

¿Qué es la producción técnica en eventos?

La producción técnica en eventos es esencialmente la planificación, preparación, coordinación y ejecución cuidadosas de cada elemento técnico en las distintas fases de un evento. Desde la concepción hasta la puesta en escena. 

Se trata de averiguar, diseñar y resolver todas las necesidades técnicas y logísticas necesarias para poder llevar a cabo un evento de forma exitosa, sin importar cuán grande o pequeño sea, para brindar a los clientes y al público una experiencia de evento única, fascinante e inolvidable. 

La tecnología es a veces más poderosa que las palabras, porque apela a las emociones y sentimientos de las personas. Existe toda una ciencia detrás del escenario. En otras palabras, es el trampolín que convierte un espectáculo en una experiencia para el usuario.

Y ahora sí, ha llegado el momento de ver los distintos roles de las técnicas y técnicos de producción para que estos eventos sean posibles. Te advertimos, que cada empresa puede tener su propia nomenclatura y la que te detallamos a continuación es la que utilizamos en Dushow.

Roles principales de un técnico/a de producción

Un técnico/a de producción es el responsable tecnológico / creativo de ejecutar y transmitir la atmósfera y emoción del evento a nuestra audiencia, utilizando sonido, iluminación, vídeo y diseño.

En un evento virtual o híbrido, todos estos aspectos que se logran directamente desde un escenario a un público sentado frente a él, se tienen que resolver a través de una transmisión por streaming, tarea que requiere de perfiles altamente especializados.

• Head of Production: Es quien se encarga de interpretar las necesidades y objetivos del cliente, y de coordinar todos los departamentos para lograr que los objetivos del evento se alcancen a nivel técnico.
• Project Manager: Una vez que el evento está definido, el Project Manager es el encargado de que todo se ejecute a la perfección. Es la persona de contacto del cliente, y te ayudará a resolver las diferentes situaciones que puedan surgir.
• Crew Chief: En un evento, hay muchas personas encargadas del montaje, de llevar a cabo el evento técnicamente hablando y del desmontaje. Para que cada uno de ellos sepa a la perfección su tarea, contamos con el rol del crew chief o jefe/a de equipo.
• Show Caller: Todo evento que siga una planificación, necesita la función del show caller, es el “regidor” encargado del orden, los movimientos y efectos planificados.

Equipo de vídeo

Una vez completados los roles de producción, nos encontramos con posiciones más específicas, como el equipo de vídeo.

• Graphics Operator: Es el técnico/a de video responsable del contenido visual que será agregado a la transmisión, como PTT, Background, Lower Thirds (subtítulos), vídeos. No te preocupes por los nombres que pueden sonar extraños, estos técnicos saben a la perfección de qué se tratan.
• Spyder Operator: Dentro de la asombrosa cantidad de equipamiento necesario para la realización de un evento, uno de ellos es un procesador de video potente como puede ser el Spyder (Christie) o el Aquilon (Analog Way), que por supuesto necesita de su propio técnico/a de vídeo.
• Projector Technician: Es el técnico/a de vídeo responsable de la proyección. Se encarga de ajustar los proyectores con la pantalla y garantiza su buen funcionamiento durante todo el evento.
• LED Screen Technician: Técnico/a de video encargado del ajuste de la/s pantalla/s LED para un funcionamiento y visualización óptima. Como pueden surgir inconvenientes durante el evento, este puesto monta guardia durante el mismo.
• Video Technician: Técnico/a de vídeo encargado del montaje y desmontaje del material de vídeo, así como de su correcto funcionamiento. 
• Camera Director: Persona encargada de dirigir y “pinchar”  las diferentes “cámaras”, y quien decide los planos y tiros de cámara más relevantes. Este puesto es responsable al 100% de lo que la audiencia verá a través del streaming.
• Cámaras: Es el personal de vídeo encargado de la manipulación de las cámaras. Con una cámara en trípode/sobre ruedas o con la cámara al hombro, el operador/a de cámara trabaja bajo la dirección del “camera director” o realizador/a.
• CCU Operator: Técnico/a encargado de que el ajuste de la imagen de las diferentes cámaras sea homogénea. Realiza sus funciones de la mano del “lighting operator” u operador/a de iluminación para calibrar la luz óptima necesaria.
• Call Center Operator: Al tratarse de un evento virtual transmitido a través de streaming, necesitamos contar con el soporte de una plataforma para lograrlo, como por ejemplo Skype TX, Zoom, etc). El rol de este técnico/a de vídeo es el de conectar el evento con los ponentes acreditados a través de estas plataformas.

Equipo de sonido

El sonido es tan importante como delicado a la hora de realizar un evento, y por ese motivo cuenta con técnicos/as de producción dedicados a diferentes funciones.

• Sound Operator: Técnico/a de sonido responsable de la mezcla de audio, tanto para las personas que están en plató, como para las que están al otro lado del streaming.
• RF System / Com technician: Este rol se responsabiliza de la microfonía inalámbrica, y también de la intercomunicación entre técnicos/as, producción, y demás personas involucradas en el evento. 
• Sound technician: Técnico/a encargado del montaje y desmontaje del material de sonido, así como de su correcto funcionamiento.

Equipo de iluminación

La iluminación cumple un rol de gran importancia dentro de un evento, manejando la atención y emociones de la audiencia en conjunto con el vídeo y el sonido, y por eso tiene sus especialistas.

• Lighting Operator: Técnico/a de iluminación responsable de operar la mesa de luces, y de que el evento esté bien iluminado, tanto para las personas de plató como para la imagen final que se envía en streaming. 
• Lighting techician: Es quien se responsabiliza del montaje y desmontaje técnico de todo el material de iluminación, y también de su correcto funcionamiento. Responde al crew chief.

Otros profesionales audiovisuales

Para completar estos equipos multidisciplinares, contamos con otros técnicos/as de producción con diferentes funciones.

• Deco: Personal especializado en decorados que se encarga de la puesta a punto del escenario, traseras de escenario, pantallas de video integradas en el decorado, etc.
• Hands o roadies: Personal de carga y descarga, que hace a veces de soporte y ayuda al resto de equipo técnico en la manipulación de los diferentes materiales.

Y hasta aquí los distintos roles de producción técnica que te puedes encontrar en tu próximo evento virtual o híbrido. Recuerda que, para que tu evento sea de primer nivel, es necesario contar con material de calidad y sobre todo, complementarlo con técnicos/as de producción profesionales y con la experiencia adecuada para utilizarlos.