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Es difícil medir el ROI en los eventos… Después de mucho tiempo y esfuerzo en la organización, el día señalado llega a su fin. ¿Y ahora qué? ¿Cómo medimos los resultados?
La sala estaba repleta, más de 10.000 fotos en instagram y 300 tweets, los patrocinadores te felicitan… Pero ¿y si quieres transformar estos datos en información relevante para la toma de decisiones? Entonces debes aprender a calcular el ROI en eventos.
Si prefieres visualizar el contenido de este artículo, aquí tienes un vídeo dónde te lo explicamos en detalle:
¿Qué es el ROI en eventos y cómo se calcula?
El ROI (Return On Investment, o retorno sobre la inversión) nos indica el porcentaje de ganancias obtenidas sobre la inversión realizada para llevar a cabo nuestro evento. La forma de calcularlo es muy sencilla: (Ingresos-gastos) / gastos x 100.
A veces, aplicar esta fórmula para medir el impacto de los eventos es complicado ya que muchos de los beneficios obtenidos van más allá de lo económico e inmediato. Si nuestra finalidad es lanzar un nuevo producto al mercado, entonces los datos que debemos medir no serán los mismos que si buscamos reconocimiento de marca.
Entonces, ¿cómo sabemos qué calcular? Definiendo KPIs en base al objetivo de nuestro evento.
Definir los KPIs de tu evento
Para medir con claridad el ROI en eventos debemos empezar definiendo los KPIs relevantes. En este proceso existen muchos aspectos intangibles y emocionales que pueden ser difíciles de medir.
Definir nuestros KPI (Key Performance Indicators), nos ayudará a entender qué parámetros consideramos importantes como puntos de éxito. Cada uno de ellos debe trabajar en función al cumplimiento de nuestros objetivos, y para que estos datos sean fiables sus características deben ser SMART (Específicos, Medibles, Realistas, Relevantes y Dentro de un marco de tiempo)
Por ejemplo, si el objetivo de tu evento es generar reconocimiento de marca, el aumento de seguidores en redes sociales y de tráfico en el sitio web pueden ser dos KPI de gran importancia.
Aquí te dejamos los ejemplos de KPI más utilizados para medir el ROI en eventos:
- Beneficios / Ingresos económicos directos
- Patrocinios, venta de entradas, venta de productos, merchandising, etc
- Beneficios indirectos
- Inscripciones al evento, reacciones en RRSS, menciones en prensa, nuevos suscriptores, tráfico en el sitio web, búsquedas en google, encuestas de satisfacción, etc.
Es importante no limitarse a los indicadores obvios. Ve tras los pequeños granos de información que tienen el potencial de redefinir tu siguiente campaña. Además, como veremos más adelante, gracias al auge de los eventos virtuales es mucho más fácil e inmediato medir los KPIs que nos ayudarán a conocer el éxito de nuestro evento.
¿Cómo medir el ROI de nuestro evento y optimizar su medición?
Bien. Ya tenemos definidos los objetivos de nuestro evento y hemos seleccionado los KPI más importantes, ahora tenemos 3 formas de recolectar esa información:
Medición manual
No es lo ideal, pero muchas veces podemos tener información proveniente de muchas fuentes y no tenemos más opción que recolectar esos datos de forma manual.
Automatización
Es lo ideal. Existen plataformas como Hubspot, Eventtia, Google Data Studio, Meltwater y Welovroi, que nos permiten centralizar y medir la información con gran precisión.
Creación de una app para medir el ROI
La creación de una App nos permitirá interactuar con los espectadores de forma fácil y medir con precisión parámetros que de otra forma sería muy difícil como:
- Reacciones instantáneas
- Interacción masiva con preguntas
- Votaciones
- Etc
El ROI en eventos virtuales y eventos híbridos
La organización de eventos a través de la tecnología que se utiliza para desarrollar eventos virtuales y eventos híbridos, es probablemente la forma más eficaz de medir el ROI de tu evento.
En el último año, la digitalización de muchos eventos es lo que los ha hecho posibles, pero lo que quizás desconozcas, es que en términos de medición y analítica un evento online tiene muchas más posibilidades en cuanto a la recopilación de datos.
En los eventos virtuales es posible medir la asistencia, pero también la interacción y participación. Este es uno de los factores que más influye a la hora de generar engagement con nuestros asistentes, mantenerlos activos y en constante dinamismo.
Con esto podremos llegar a datos como:
- Canal de inscripción al evento (email, página web, campaña en redes, paid social, etc)
- Conexiones simultáneas
- Conexiones acumuladas al final del evento y momentos de mayor/menor flujo
- Tiempo de conexión medio y tipo de dispositivo
- Votaciones y respuestas exactas de Q&A
- Visualizaciones y descargas del evento a posteriori
- Usuarios pasivos y activos en el evento
- Número de asistentes altamente comprometidos con la marca
- Número y tipo de acciones realizadas (preguntas respondidas, compra, descarga de contenido durante el streaming, etc)
- Etc
Métricas que nos pueden ayudar mucho a cualificar el potencial de nuestros asistentes, y preparar acciones personalizadas para ellos, en una fase Post Evento.
¿Para qué es importante medir el ROI en eventos?
Lo que no se mide no se gestiona. Por eso, si queremos que nuestro evento sea un éxito más allá de los aplausos necesitamos contar con herramientas que nos aporten datos fiables para argumentar y optimizar el resultado de nuestras acciones. El ROI en eventos nos permite hacer este ejercicio.
Por ello, entre otros beneficios, calcular el ROI de tu evento te permitirá:
- Mejorar el planning y ahorrar tiempo en el futuro.
- Dar valor a los esfuerzos que supone organizar un evento.
- Optimizar el presupuesto de tu próximo evento.
- Aportar herramientas a los patrocinadores para justificar la inversión en sus empresas.
- Crear herramientas de ventas para el próximo evento.
- Crear acciones de comunicación para atraer más seguidores y clientes.
- Demostrar autoridad en el mercado.
