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Organización de eventos: todo lo que debes saber

La palabra “organizar” está formada por raíces griegas, sus componentes léxicos son: organon (instrumento, herramienta) y -izein (convertir en). Organizar significa “disponer todas las partes, convertir en algo útil”. Si lo trasladamos al mundo de los eventos se trata de estructurar y construir una experiencia que cautive a nuestros clientes. 

Un evento puede tener numerosos beneficios si cuenta con una buena organización. La organización de eventos es una de las claves para lograr dejar huella en las personas a través de experiencias únicas y originales

Empresas de todo el mundo y de todos los tamaños, e incluso particulares, utilizan la organización de eventos como herramienta de marketing para consolidar y extender su comunidad. 

Aquí te explicamos todo lo que debes saber sobre la organización de eventos para que puedas beneficiarte de todo lo que pueden ofrecer.

  1. Organización de eventos
  2. Cómo organizar un evento
  3. Marketing de eventos: Los eventos como herramientas de comunicación
  4. Fases de organización de un evento
    1. Fase pre-evento
    2. Fase de ejecución del evento
    3. Fase post-evento
  5. Tipos de eventos
    1. Eventos de moda
    2. Lanzamiento de producto
    3. Conciertos
    4. Festivales
    5. Eventos corporativos
  6. Qué se necesita para organizar un evento
    1. Material audiovisual para eventos
      1. Pantallas LED
      2. Equipo de sonido para eventos
    2. Tecnología para eventos
    3. Realidad virtual en eventos
    4. Eventos virtuales
    5. Eventos híbridos
    6. Espacios para eventos
      1. Alquiler para eventos: material
  7. Logística básica para organizar eventos
  8. Consejos para organizar eventos
  9. Gestión de eventos: ¿Quién puede ayudarte en el proceso?
    1. Agencias de organización de eventos
    2. Tu partner Audiovisual

1. Organización de eventos

Un evento siempre tiene una finalidad, independientemente de quién lo organice.  Una buena organización es importante para evitar cualquier tipo de sorpresa o fallo y asegurar el objetivo marcado. 

La persona o personas encargadas de organizar un evento son las responsables de coordinar todas las tareas y adaptar cada servicio al presupuesto establecido. Deben tener conocimientos de protocolo, don de gentes y conocer el mercado de proveedores, así como los métodos de organización y las características de cada tipo de evento.

2. Cómo organizar un evento

Cuando organizamos y planificamos un evento es importante tener claros los objetivos que debemos conseguir y cuáles son las expectativas del cliente.

Para cumplir con los requisitos que este nos ponga y organizar de forma exitosa el evento que te ha confiado, es primordial elegir un equipo de personas competente y experto en el sector, para poder ayudarte con la coordinación de todos los servicios contratados.

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Es importante cuidar cada detalle, por poco o muy importante que sea. Por eso, contar con el apoyo de partners de calidad es una opción que deberás contemplar (decoración, catering, audiovisuales, artistas, empresa de transporte, etc). Ellos serán compañeros estratégicos clave en la parte de ejecución, ayudándote a contemplar la parte más técnica gracias a su experiencia.

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3. Marketing de eventos: los eventos como herramientas de comunicación

La organización de eventos es una de las herramientas más utilizadas por las empresas para mejorar sus estrategias de marketing con estrategias de comunicación experiencial. El marketing de eventos es una elección efectiva cuando elaboramos un plan de comunicación. 

El objetivo de la organización de eventos como herramienta para el marketing, es involucrar a las personas en la marca y hacerlas partícipes de su actividad de una forma que puedan y quieran recordar. Tanto es así, que se calcula que la gran mayoría de empresas destinan hasta un 50% del presupuesto de comunicación a la organización de eventos.

4. Fases de organización de un evento

Independientemente del tipo de evento que se vaya a celebrar, todos tienen una serie de fases a seguir en su organización para tener éxito:

4.1 Fase pre-evento

En esta fase, los organizadores y el cliente deben determinar qué tipo de evento quiere celebrar, qué objetivos pretende conseguir con su celebración, qué estrategias se seguirán para conseguirlo y, por consiguiente, qué actividades se llevarán a cabo durante todo el proceso.

Es en esta fase cuando se debe concretar cuál será el público objetivo, cuántos asistentes habrá, dónde y cuándo se celebrará el evento, cuál será el programa, y lo más importante, de qué presupuesto se dispondrá para hacer todo esto.

Esta es una fase extensa, y una vez definida esta información, recomendamos tener elaborado un calendario de preparación donde cada uno de los pilares importantes del evento estén contemplados y agendados con el suficiente tiempo de anticipación.

4.2 Fase de ejecución del evento

Durante la ejecución del evento se pondrá en práctica todo aquello que se ha acordado y preparado en la fase anterior. Esta fase consiste precisamente en desarrollar el evento.

Recomendamos tener todo testeado antes de llevar a cabo el evento, especialmente todos los sistemas audiovisuales. Es importante que algunos elementos como la decoración o el merchandising para los asistentes se monten el día previo al evento. Es fundamental también que todo el equipo esté coordinado, conozca bien su rol y haya habido los ensayos necesarios antes del evento. 

4.3 Fase post-evento

Es el momento de evaluación, se trata de valorar cómo ha salido todo y si se han conseguido los objetivos. Aunque en esta fase también se incluyen todas las tareas de desmontaje, recogida de material y cierre del evento

En esta fase final, justo antes de cerrar el evento, es importante dedicar tiempo a los agradecimientos, tanto a los asistentes que han invertido su tiempo contigo, como al equipo, que se ha esforzado al máximo para intentar que el evento salga como se esperaba. 

5. Tipos de eventos

Aunque cada evento es único y responde a unas necesidades y características concretas, se pueden establecer unos patrones de organización. Según el contenido y el sector al que pertenecen, podríamos clasificar los eventos en: 

5.1 Eventos de moda

Hasta hace relativamente poco, estos eventos buscaban presentar una nueva línea de ropa o bien dar a conocer una firma. Sin embargo, con el desarrollo de las tecnologías, los medios audiovisuales, las redes sociales y la organización de eventos en general, los eventos de moda han dado un giro de 360º. 

Ahora, no solo se pretende enseñar una nueva línea de ropa, sino crear experiencias auténticas e inolvidables en torno a la marca. Los eventos de moda aspiran a impactar a los asistentes con temáticas extravagantes, decoraciones imposibles y ambientes originales. 

Dentro de los eventos de moda podemos encontrar muchos tipos: showroom, desfile, presentación de producto, inauguración de tienda, etc. Lógicamente su tipología marcará su organización, pero todos los eventos de moda tienen un denominador común: ensalzar el estilo y la personalidad de la marca.organizacion-de-eventos-moda

5.2 Lanzamiento de producto

En los eventos de lanzamiento de producto, es importante diferenciarse y presentar el producto en cuestión de una forma única y memorable.

Estos eventos tienen como objetivo dar a conocer un nuevo producto de una marca, y para ello, es esencial llamar la atención de los asistentes con un acto exclusivo, original, diferente. Si se puede, es recomendable que los asistentes puedan probar y trastear el producto para incitarlos a compartir su experiencia con otras personas.  

En este tipo de eventos, es importante escoger bien la fecha, el lugar y los proveedores para garantizar que cada detalle destaca las características del producto que se presenta.

5.3 Conciertos

Como bien te imaginas, estos eventos giran en torno al artista y su música, por lo que es importante dedicar tiempo a su elección. Para ello, es preciso realizar un buen estudio de mercado y una buena definición del público objetivo. Pues ello marcará el tipo de música que conviene elegir. 

En la organización de conciertos los medios audiovisuales son muy importantes, así como los patrocinadores y la organización y venta de entradas.  Además, se recomienda hacer una buena promoción en redes, tanto antes como después del evento.


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5.4 Festivales

Estos eventos se caracterizan por tener un gran volumen de asistentes. Si son gratuitos, seguramente su fin sea dar a conocer una marca o bien promocionar el turismo en una zona. En este tipo de eventos es muy importante garantizar la seguridad de los asistentes, por eso es fundamental asegurar los trámites legales y cumplir con las normas de aforo.

Además, es preciso encontrar un venue que garantice las necesidades del festival y pueda proporcionar servicios y actividades diferentes a los asistentes, como sorteos de merchandising, una zona de descanso o un espacio gastronómico con food trucks. 

En los festivales, el factor principal es la música así que el estilo que se escoja debe ir en sintonía con el objetivo y dinámica del evento y su público objetivo.  

5.5 Eventos corporativos

Los eventos corporativos funcionan muy bien como estrategia de branding o networking.

En estos actos, el ambiente suele ser más formal y suele centrarse en transmitir, de una forma u otra, los valores y filosofía de una empresa.

Estos eventos pueden ser conferencias, convenciones, congresos o seminarios donde se comparte conocimiento y se preparan dinámicas de networking o bien presentaciones de producto o asambleas generales de accionistas, donde se presentan los resultados anuales de la compañía.

Es recomendable que los eventos corporativos se intenten realizar dentro del horario laboral para asegurar la máxima participación. Si se realizan de forma exitosa, un evento corporativo reporta varios beneficios, entre los que destacan: conseguir nuevos clientes, mejorar el awareness y conocimiento de marca, etc. Si quieres conocer más ventajas sobre este tipo de eventos, te recomendamos ver el siguiente vídeo: 

 

6. ¿Qué se necesita para organizar un evento?

Un evento está formado por una serie de elementos, que bien engranados y organizados, permiten el buen desarrollo del acontecimiento. 

Hablamos de la iluminación, el vídeo, el sonido, el rigging, la decoración, la gestión de contenidos, etc. Cada uno de estos elementos suele utilizarse en casi todos los eventos pero de forma diferente para llegar a conseguir atmósferas muy dispares. 

6.1 Material audiovisual para eventos

Como hemos comentado, lo más importante en casi cualquier evento es la tecnología audiovisual que utilices. El objetivo del evento, el contenido que quieras compartir y el impacto que quieras generar en los asistentes determinará la elección del material audiovisual. 

Debes pensar bien si necesitas proyectar contenidos o vídeos de calidad, si habrá uno o más ponentes y harán falta micrófonos y altavoces, si en algún momento se necesitará música, si se precisa iluminación del espacio, ya sea bien decorativa o bien para trabajar, si queremos que la audiencia interactúe, etc. Pese a que estas decisiones definirán las necesidades técnicas, hay algunos elementos que son imprescindibles:

Pantallas LED

Cuando debas elegir el tipo de pantalla LED será importante haber establecido previamente el lugar del evento. Esto es necesario porque la pantalla será diferente si se va a utilizar en el exterior o en el interior, y dependerá también de la distancia que haya entre esta y los asistentes. 

Equipos de sonido para eventos

¿Imaginas estar en un evento y que no se escuche bien? Generalmente, el equipo de sonido para eventos suele incluir micrófonos y altavoces. Al igual que la pantalla, el sonido también dependerá del lugar del evento

No solo si es exterior o interior, también el tamaño del lugar, la cantidad de asistentes, los acontecimientos que sucederán durante el evento  (speakers, presentadores, actuaciones, música de fondo o en vivo, etc). El tipo de evento también determinarán, de una forma u otra, el tipo y la calidad del sonido necesarios.

Si quieres conocer el material técnico indispensable para producir un evento, te recomendamos que veas este vídeo:

6.2 Tecnología para eventos

Elementos como las cabezas móviles, los láseres o las gafas de realidad virtual son cada vez más frecuentes en los eventos y juegan un papel destacable en la experiencia de los asistentes, pues ayudan a que tu evento sea memorable.

La iluminación, el sonido y las pantallas son elementos básicos en cualquier evento, pero luego existen un sinfín de opciones tecnológicas que pueden crear un ambiente único a tu evento que lo diferencie del resto. 

Pero además del desarrollo de la tecnología, existen otras tendencias muy evidentes en el mundo de la organización de eventos. Si te interesa conocer cuáles, te recomendamos ver el siguiente vídeo: 

6.3 Realidad virtual en eventos

La realidad virtual puede aplicarse a una infinidad de eventos y ha supuesto una revolución en este sector por el papel que juega en mejorar la experiencia de los asistentes. Gracias a la realidad virtual los asistentes pueden tomar un rol mucho más activo.

Campañas de street marketing, demostraciones de productos o conseguir una mayor interacción con los asistentes son solo algunas de las aplicaciones que se pueden lograr con la realidad virtual. Sin duda, uno de los elementos que dará originalidad a cualquier evento.

6.4 Eventos virtuales

Los eventos virtuales son eventos que se realizan de forma digital, online o virtual en su totalidad. En circunstancias actuales, donde el movimiento de las personas se ha visto limitado, los eventos virtuales son la solución para seguir comunicando. 

Dan la posibilidad de llegar a una audiencia más amplia y variada, permitiendo ahorrar costes también en elementos como el alquiler de salas. Debido a la pandemia han revolucionado el sector de la organización de eventos, pero es importante no confundirlos con una simple reunión de Zoom o Google Meet.

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6.5 Eventos híbridos

Muy ligado a las características de un evento virtual, los eventos híbridos permiten hacer partícipes a ponentes que se encuentran en otras localizaciones, en un evento presencial. El evento hace convivir en un mismo evento ambos espacios: el físico y el online. 

En este tipo de eventos podemos ver cómo los elementos digitales llevan años coexistiendo con los eventos presenciales. 

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6.6 Espacios para eventos

El venue donde decidamos celebrar nuestro evento determinará muchos aspectos del acontecimiento. Por ejemplo, el número de asistentes, la tecnología que podamos instalar o los servicios que podamos ofrecer, el tipo de actividades o las dinámicas de desarrollo.  

Cuando escojamos el espacio también es importante tener en cuenta aspectos logísticos como la accesibilidad al espacio, si dispone de zonas de aparcamiento, si está conectado con el transporte público, si cuenta con áreas de carga y descarga de material, etc. 

Alquiler para eventos: material

Alquilar los materiales que necesitarás para tu evento es la opción más cómoda y fácil, pues comprar los materiales no siempre es aconsejable, especialmente si se trata de un evento puntual.

Por lo tanto, si quieres garantizar fiabilidad, seguridad y poder estar 100% tranquilo y ocuparte del resto de engranajes de tu evento, te recomendamos contar con un partner audiovisual para gestionar esta parte. Un equipo de profesionales que conozca el material será capaz de reaccionar si algo falla, y podrá crear una atmósfera acorde a cada momento.

7. Logística básica para organizar eventos

Una buena logística es la clave para evitar sorpresas y asegurarse de que todo funciona tal y como estaba previsto. Su objetivo es que todos los recursos estén en el lugar adecuado y en el momento adecuado. Es la clave de toda organización, sin una buena logística cualquier evento sería un fracaso. 

Además, la coordinación del equipo y que cada uno de ellos sea consciente de su rol y sus responsabilidades, ayudará a que la logística sea fluida. Contratar agentes externos para el montaje más exhaustivo y técnico, puede ser clave para evitar cualquier tipo de sorpresa. Los equipos tecnológicos y audiovisuales son claves en la experiencia de los asistentes y son aspectos que definitivamente no pueden fallar.organizacion-de-eventos-material-audiovisual

8. Consejos para organizar eventos

Cuando organices un evento es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • En primer lugar, definir tu público objetivo. Esto marcará el tipo de evento que organices y el impacto que quieras lograr. Tener bien definido tu público objetivo te ayudará a definir la tipología de evento que quieras montar, así como la experiencia y las emociones que quieras generar. 
  • En segundo lugar, asegúrate de rodearte de un buen equipo que te pueda ayudar a planificarlo todo. Un equipo eficiente es la mejor opción para asegurarte de que todo está bajo control.
  • Crea un evento original para diferenciarte. Como hemos dicho, los eventos pueden ser buenos generadores de emociones que ayuden a posicionar tu marca. 
  • Por último, haz una revisión general el día antes del evento para asegurarte de que todo está controlado, de que dispones de todos los servicios y de que el programa del evento se podrá cumplir sin problemas.

9. Gestión de eventos: ¿Quién puede ayudarte en el proceso?

9.1 Agencias de organización de eventos

Las agencias de organización de eventos son capaces de encargarse de todo el proceso de organización: desde el objetivo que quieres conseguir hasta el presupuesto del que dispones.  

No obstante, nadie sabe mejor que tú el evento que tienes en mente y lo que quieres conseguir. Por ello es importante contar con partners que encajen con tu visión y no desinvolucrarse al 100%. Las agencias son una buena opción si prefieres quitarte el estrés, evitar la descoordinación y las noches en vela. Con una agencia, deberás transmitir todas tus ideas a un equipo de expertos, y tener tranquilidad y certeza de que elegirán la forma más adecuada de plasmar tus ideas en ese evento. 

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9.2 Tu partner Audiovisual

Escoger la empresa de audiovisuales que organizará tu evento es una decisión clave. Ellos serán responsables de todas las fases del diseño, ejecución y gestión de tu evento, técnicamente hablando. Su soporte será muy valioso en temas técnicos en los que quizás no eres un gran experto. Por ello, asegúrate también de que hayan trabajado antes en un sector como el tuyo.

Te recomendamos conocer de primera mano al personal principal de la empresa audiovisual que organizará tu evento y desarrollar plena confianza con ellos. Es importante que preguntes cualquier duda y que conozcas al consultor de ventas, el project manager, diseñador del espacio, etc, de tu proyecto, pues debes considerarlos como compañeros estratégicos.

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