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Los eventos virtuales se han popularizado en los últimos años gracias a los avances tecnológicos. Debido al contexto, el mundo digital se ha vuelto un candidato imprescindible en la organización de eventos.
El cambio en las necesidades sociales en el nuevo panorama sanitario y social, ha apoyado la propagación de los eventos virtuales, dando a conocer tanto a ponentes como espectadores todas sus posibilidades.
¿En qué consisten exactamente los eventos virtuales?
Los eventos virtuales son eventos que se realizan de forma digital, online o virtual en su totalidad. En circunstancias actuales, donde el movimiento de las personas se ha visto limitado, los eventos virtuales son la solución para seguir comunicando.
El mercado debe seguir haciendo eventos y comunicando mensajes al mundo. Actualmente esta necesidad se ha solventado con los eventos virtuales, que podemos realizar 100% desde nuestra casa.
Eventos virtuales vs Eventos híbridos
Pese a que debido a la situación actual los eventos virtuales están en auge, debemos ser conscientes de que los elementos digitales llevan años coexistiendo con los eventos presenciales.
Mientras que un evento virtual concibe la totalidad del evento en el mundo digital, el evento híbrido combina y hace convivir ambos espacios: el físico y el online.
Los eventos híbridos permiten hacer partícipes a ponentes que se encuentran en otras localizaciones, en un evento presencial. Es decir, un evento híbrido permite a otras personas seguir un evento en remoto, desde su ordenador o teléfono móvil, sin necesidad de asistir presencialmente.
Para ver algunos ejemplos reales de cómo funciona un evento virtual, aquí te dejamos un vídeo que puede interesarte:
¿Qué hace de un evento virtual un "evento"?
Debemos ser conscientes de que tan solo el hecho de hacer una reunión digital en Meet, Zoom o Microsoft Teams no convierte nuestra reunión en un evento virtual.
Así pues, no todas las reuniones digitales son automáticamente eventos virtuales. La experiencia o la inmersión sensorial son dos de los elementos más difíciles de replicar en el entorno virtual.
Sin embargo, hay otras características intrínsecas de un evento que sí podemos adoptar en la producción de eventos virtuales. Estas características son las que hacen que nuestro evento virtual sea realmente un evento. Algunas de ellas son:
- Tener una estructura, con apertura y cierre
- Un guión definido y trabajado
- Un objetivo claro para el evento
- Elementos visuales dinámicos
- Herramientas de interacción con el público
¿Qué beneficios ofrecen los eventos virtuales?
1. Posibilidad de obtener un vídeo 365º del evento
Uno de los beneficios más claros a encontrar en los eventos virtuales es que una vez acaba el evento el resultado estará listo para difundirlo o reproducirlo en diferido una y otra vez.
2. Alcance de una audiencia mayor
El evento virtual es también un catalizador de público. Disponer del evento en remoto nos permite llegar a una audiencia mucho más amplia que con los eventos presenciales al uso.
3. Reducción de gastos
Otro beneficio de los eventos virtuales es que por lo general resultan más económicos. Esto es debido a que hay un ahorro de gastos en desplazamientos, hoteles, catering, alquiler del espacio, etc. Así pues, también son más ecológicos, ya que reducen nuestra huella de carbono.
4. Mayor agilidad en la organización
Por último, los eventos virtuales son más ágiles de montar y organizar ya que no cuentan con desplazamiento de material técnico. No obstante, para organizarlos también se necesita una gran cantidad de profesionales expertos e inmersos en el mundo digital.
Pese a que en ocasiones es posible enviar a domicilio kits con recursos y herramientas digitales, a menudo lo único que necesitan los espectadores de un evento virtual es el enlace para acceder y su ordenador personal.
Por lo general los eventos virtuales son buenas opciones para optimizar y seguir comunicando en el contexto actual. Sin embargo, no se pueden equiparar al impacto de los eventos presenciales ya que estos suponen un punto de encuentro entre comunidades y personas.
